Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la
organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura
departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la
autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el
establecimiento de una estructura organizativa.
Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deberá de incorporar:
1) objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación,
2) una idea clara de los principales deberes
o actividades,
3) una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función sepa lo que debe
hacer para alcanzar los objetivos.
Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a din de suministrar la
información necesaria y otras herramientas que se requieren para la realización de esa función.
La organización es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso productivo que llevan a cabo los
administradores, gerentes economistas, contadores que se encuentran en puestos directivos de la unidad
productora. La remuneración del capital y la organización es la ganancia.
El diccionario de la Real Academia de la Lengua española dice: “Organizar es establecer o reformar una cosa
sujetando a las reglas el número, orden, armonía y dependencia de las partes que la componen o han de
componerla”.
Es en este sentido en que concebimos la organización como:
1) La identificación y clasificación de las actividades requeridas,
2) El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos,
3) La asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para supervisarla (delegación) y
4) La obligación de realizar una coordinación horizontal (en el mismo nivel de la organización o en otro similar) y
vertical (por ejemplo, oficinas centrales, división y departamento) en la estructura organizacional.
La organización es la función de correlación entre los componentes básicos de la empresa -la gente, las tareas
y los materiales- para que puedan llevar acabo el plan de acción señalado de antemano y lograr los objetivos de
la empresa. La función de organización consta de un número de actividades relacionadas, como las siguientes:
* Definición de las tareas.
* Selección y colocación de los empleados.
* Definir autoridad y responsabilidad.
* Determinar relaciones de autoridad-responsabilidad, etc.
Tipos de organizaciones
Organización Formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada
formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o
demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual
el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo.
La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los talentos
creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la más formal de las
organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del
grupo y de la organización.
Organización Informal: El autor Chester Barnard, en su obra considera como organización informal
cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados
conjuntos. , así podemos tener el ejemplo de personas que juegan ajedrez.
Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se ha desarrollado todavía
hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los estudiosos de la
administración respecto a cierto número de ellos. Estos principios son verdades de aplicación general, aunque
su aplicabilidad no están tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata
más bien de criterios esenciales para la organización eficaz. Los principios orientadores básicos de la
organización se resumirían como sigue:
El propósito de la organización
El propósito de la organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia
organizacional.
Principio de unidad de objeto, la estructura de una organización es eficaz si permite a los individuos contribuir a
los objetivos de la empresa.
Principio de eficiencia organizacional, una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de
los objetivos de la empresa, con un mínimo de consecuencias a costos no buscados.
Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo
esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicación.
Representar la estructura oficial de la empresa
La causa de la organización
La causa fundamental de la estructura organizacional es la limitación del tramo de control. Si no hubiese tal
limitación, podríamos tener una empresa desorganizada con un solo gerente.
Principio del tramo de control, En cada puesto administrativo, tiene un límite el número de personas que un
individuo puede dirigir eficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de variables implícitas.
Estructura organizativa
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la
informal.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan
unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría (“staff”). Los gerentes de línea contribuyen
directamente al logro de los objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la
“cadena de mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los gerentes (unidades) de asesoría
contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones
primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades
de “staff” no se hallan en la cadena de mando. Ejemplo de dichas unidades de apoyo son contabilidad,
relaciones públicas, personal y legal.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de
desempeño en forma sistemática.
Principios de organización:
Unidad de mando
Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan
fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.
Especialización
Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la
especialización en la ejecución de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la
autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de Dirección–Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo
evaluar los resultados de la misma.
Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.
Pasos básicos para organizar
1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda,
por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.
2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele
conocer como la departa mentalización.
3. Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos
produce una jerarquía de la organización.
4. establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y
para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las
personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general.
Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La
división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por
consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. además
como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se
ciñan a sus talentos e intereses.
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares
o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los
diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo los profesores se pueden agrupar en
departamentos de química, departamento de ingles, etc. La Departamentalización es el resultado de las
decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las
tareas se pueden relacionar en grupos “parecidos” como pueden suponer existen muchas variedades de
trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán
deferentes a las de otras.
Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de
personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control
administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo,
creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es
decir, un plan que especifique quien depende de quien. Estas líneas de dependencia son características
fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que especifica quien controla
a quien en una organización.
Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir
las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista
sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a
espesa de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiara
un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando
y existe mucha interdependencia.
Factores que influyen en la estructura organizacional
Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.
Factores internos
1. Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones
descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
2. Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).
3. Diversidad de productos y clase de operación.
4. Tamaño de la organización.
5. Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)
Factores externos
1. Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).
2. Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
3. Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y
efectos del extranjero)
La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la
planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad
dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.
